Digitale dossiers in een rijdende koe

In het Martini Ziekenhuis lopen doktoren hun rondes niet meer met een papieren dossier onder de arm maar met een digitale 'koe' aan hun zij. Organisatorisch manager Annelieke Akkermans over de digitalisering van de kliniek, die door Zorgverbeteraars werd begeleid.

door Lieke van den Krommenacker

Visites lopen met een koe, hoe gaat dat in zijn werk?
"De 'koe' is een Computer On Wheels, kortgezegd COW, of dus koe. Het is eigenlijk een klein bureau op wielen, met een toetsenbord en een redelijk groot scherm waar je achter kunt staan of zitten. De computer bevat alle verpleegkundige dossiers, met daarin bijvoorbeeld behandelplannen, en medische dossiers die door de specialisten worden ingevoerd. Door de koe mee te nemen op visite heeft een specialist of verpleegkundige overal inzage in de gegevens."

Wat zijn nog meer voordelen van het systeem, in vergelijking met het bijhouden van een papieren dossier?
"Er worden minder missers gemaakt, omdat gegevens niet meer met de hand worden op- en overgeschreven. Je hoeft alle informatie nu maar één keer in te voeren, in plaats van enkele keren per dag door verschillende mensen. Je maakt één keer een verpleegplan, voert het in en tovert het zo met één klik weer tevoorschijn. En als een verpleegkundige 's ochtends de medicatie van een patiënt invoert, kan een specialist deze informatie later gewoon oproepen. De overdrachtsmomenten gaan hierdoor sneller en beter, de uniformiteit is groter. Ook biedt het systeem veel mogelijkheden om allerlei scores bij te houden, zoals de pijnscore van een patiënt. Dat gebeurde vroeger met Excel, nu hoeft dat niet meer. En het scheelt zo'n anderhalf miljoen velletjes papier per jaar."

Hoeveel koeien grazen er intussen in de ziekenhuiswei?
"Ongeveer honderd, verdeeld over twintig afdelingen. Dat heeft nog wat voeten in de aarde gehad, want op een zeker moment zat een deel van de levering vast op het Suez-Kanaal. Het was nog een hele organisatie om ze op tijd hier te krijgen. Maar het is gelukt. Daarnaast hebben zo'n 1200 mensen een cultuuromslag moeten maken. Werken met een koe vereist een andere manier van denken en handelen. We hebben de boel geklusterd en de veranderingen stapsgewijs doorgevoerd. De uitvoerende afdelingen, zoals de chirurgen, werkten er als eerste mee. Toen we het laatste exemplaar op de verpleegafdeling binnenreden, ben ik samen met Jonas Rubrech, projectmanager van Zorgverbeteraars, verkleed gegaan als koe."

Hoe zag de samenwerking met Zorgverbeteraars er verder uit?
"Zorgverbeteraars was al bij ons bekend. Zij hebben eerder voor ons gewerkt, onder meer bij de overstap naar het digitale patiëntendossier in Chipsoft op de poli en de Spoedeisende hulp. Dat was prettig, want hierdoor waren zij bekend met de materie. Wij wisten redelijk goed wat we wilden, waarop zij zeiden: dit kan wel en dit kan niet. We hadden een strakke planning, waar we ons ook aan hebben vastgehouden. De verpleegkundigen zaten ook echt te springen om een nieuw systeem. Tussendoor hebben we samen de verschillende afdelingen steeds bijgepraat over de stand van zaken. Hierdoor waren mensen betrokken en kwamen zelf in beweging, zonder het idee te hebben heel erg van boven te worden gestuurd."

Naar boven