"De grootste winst is een generieke werkwijze voor al onze locaties"

De overstap van papier naar digitaal binnen een organisatie is een vaak een grote. Zo ook voor Revalidatiecentrum Friesland, dat niet eerder voor zo’n omvangrijk ICT-project kwam te staan. "Het punt is: je weet het einddoel, maar niet precies wat er op je pad komt. Zorgverbeteraars is bekend met HiX. Zij weten: hoe ziet het eruit en wat kunnen we er mee? Ze spreken de taal van de applicatiebeheerders en de taal van de gebruikers."

door Lieke van den Krommenacker

Vlak voor Revalidatie Friesland begon aan de operatie, die de zorginstelling papierarm en een elektronisch patiëntendossier rijker zou maken, kwam Karin Dijkstra in dienst als projectleider en eindverantwoordelijke. "Het was het begin van een spannend proces", zegt ze, terugkijkend.

Overzicht scheppen

"Zoiets overkomt je als organisatie misschien eens in de tien of vijftien jaar. Terwijl het centrum nog niet eerder met softwareleverancier Chipsoft had gewerkt, moesten we allerlei beslissingen maken over de inrichting van het systeem. Dat is behoorlijk lastig, als je de consequenties van je keuzes niet kan overzien", licht Dijkstra toe.

Henk Methorst, Hoofd ICT van het centrum, beaamt dit. "Onze eigen beheerders hadden weinig ervaring met HiX, onze kennis schoot tekort."

Kortom, hulp was gewenst. De organisatie schakelde Zorgverbeteraars in voor advies, training en assistentie bij de uitvoering, van het voor- tot en met het natraject. Behalve een bron van inhoudelijke kennis en praktische ervaring, vond Revalidatiecentrum Friesland in Zorgverbeteraars een partner die hielp overzicht te scheppen in een langdurig en onzeker proces.

Methorst: "Er was altijd iemand om mee te sparren. Zij hebben ons geholpen bij het op orde krijgen van de ICT-afdeling en het goed inrichten en beheren van de applicatie."

Relaxte livegang

Of dat is gelukt? Ja, zeker, vinden Dijkstra en Methorst. Na een voortraject van ruim vier maanden ging HiX live in de ochtend van 7 april, waar vier Zorgverbeteraars bij aanwezig waren.

"We hebben gekozen om in één keer live te gaan met de gehele organisatie. Alle medewerkers en locaties gingen op hetzelfde moment digitaal werken, zodat er geen meerdere werkwijzen naast elkaar bestonden die tot verwarring en fouten konden leiden.", zegt Dijkstra.

Dit betekende voor de medewerkers dat zij in een keer hun oude werkwijze moesten loslaten. Voor de mensen die er tegenop zagen, werden in samenwerking met Zorgverbeteraars extra individuele lessen of teamcursussen georganiseerd. Bovenop de standaard training die elke medewerkers sowieso al kreeg.

Dijkstra spreekt van een 'relaxte livegang'. "We zijn niet alleen geholpen bij de technische voorbereiding. Zorgverbeteraars deelde ook de kennis en ervaring over werkprocessen binnen de organisatie: Hoe richt je een helpdesk in? Hoe ga je om met vragen van cliënten? Wat voor structuur zet je erop?"

Coördinatie helpdesk

De eerste week na de livegang volgde een dagelijkse evaluatie. Methorst: "Zorgverbeteraars nam in feite de coördinatie van de helpdesk op zich." Dijkstra: "Dat gaf mij als projectleider de ruimte om niet ongerust te zijn. Zo had ik mijn handen vrij voor de trouble shooting op de werkvloer."

Intussen zijn alle 510 medewerkers van het Revalidatiecentrum op de verschillende locaties min of meer gewend aan de nieuwe werkwijze. Methorst: "Natuurlijk komen we hier een daar nog kleine dingen tegen, maar die zitten vooral in de software."

De grote winst zit hem volgens zowel Methorst als Dijkstra in het verkrijgen van een generieke werkwijze. "Eerder had iedereen zo zijn eigen smaak, waren er voor een bepaalde taak verschillende werkwijzen", zegt Dijkstra. "Nu is dat allemaal gestandaardiseerd, wat veel patiëntvriendelijker werkt. Alle dossiers zijn digitaal en op elke locatie in te zien voor elke arts of therapeut. Dat vergemakkelijkt de onderlinge communicatie. En de informatie is altijd actueel."

Gevraagd en ongevraagd advies

Dijkstra en Methorst kijken tevreden terug op de laagdrempelige samenwerking met Zorgverbeteraars, die bestond uit gevraagd én ongevraagd advies.

Het tweetal lacht bij de vraag of al het advies van Zorgverbeteraars is opgevolgd. Methorst: "Niet alles, maar ik denk wel negentig procent." Dijkstra: "Ze durven kritische vragen te stellen. Als ze iets voorbij zagen komen waarvan ze zich afvroegen: is dit wel handig, dan kregen we dat te horen. Ze hebben ons ook dingen afgeraden. Die openheid is fijn. Het advies is oprecht, de mensen flexibel. Het was uiteindelijk altijd aan ons om wel of niet iets met hun raad te doen. Wij zijn erg enthousiast over de samenwerking."

Naar boven